کتابخانه بیمارستان گلستان

آیین نامه وجین کتابخانه های تابعه دانشگاه علوم پزشکی جندی شاپور اهواز

 

آیین نامه زیر برای تعیین نحوه وجین منابع و مواد چاپی و غیرچاپی در کتابخانه های تابعه دانشگاه علوم پزشکی جندی شاپور اهواز تدوین شده است تا با تلاش کتابداران در کتابخانه های تابعه دانشگاه به لحاظ محتوای اطلاعاتی شاهد مجموعه هایی پویاتر و جذاب تر برای جامعه دانشگاهی باشیم. در مرحله اول عملیات وجین، ارزیابی و بررسی درجه کفایت مجموعه منابع و مواد اطلاعاتی از طرف کتابداران هر کتابخانه ضروری است. برای ارزیابی مجموعه می بایست به چند عامل مهم توجه داشت:

الف- ارزش محتوایی منابع و مواد

ب- نوع رشته و تخصص جامعه استفاده کننده از کتابخانه

ج- نوع کتابخانه، چرا که اهداف کتابخانه با توجه به نوع کتابخانه (دانشکده ای، مرکز پزشکی، آموزشی و درمانی و یا گروه های تخصصی) مختلف و متنوع است.

د- میزان استفاده کم و یا زیاد از هر منبع در مجموعه کتابخانه از عوامل مهم وجین و یا عدم وجین آن منبع محسوب می شود و توجه به این نکته امری ضروری است.

 

فصل اول: کلیات

مدیریت صحیح مجموعه سازی در حفظ ارزش و اعتبار مجموعه منابع کتابخانه نقش اساسی دارد. ارزشیابی دوره ای منابع و پیرو آن خارج کردن منابعی که به دلایل منطقی لازم است از مجموعه خارج شوند یکی از پایه های اصلی مدیریت مجموعه می باشد. لذا کتابخانه ها برای حفظ پویایی مجموعه ضمن افزودن منابع روزآمد مورد نیاز، لازم است منابعی را که به هر روی در تولیدات علمی جدید جایگاه خود را از دست داده اند از مجموعه خارج نمایند.

 

فصل دوم: اهداف

ماده 1: ایجاد فضای مناسب و کافی برای منابع اطلاعاتی

ماده 2: تسهیل و تسریع در دسترسی به منابع اطلاعاتی مورد نیاز

ماده 3: پویا و زنده نگه داشتن مجموعه کتابخانه

 

فصل سوم: اصول وجین

ماده 4: قبل از شروع عملیات وجین ابتدا فرایند رف خوانی توسط کتابداران کتابخانه های مربوطه انجام می شود و تمامی منابع مجموعه ها از لحاظ منابع مفقودی، امانت و موجودی کنترل و بازبینی می شود.

ماده 5: شروع کار وجین منابع در هر کتابخانه بدون انجام رف خوانی و قبل از آن غیرممکن و ممنوع است.

ماده 6: برای انجام این کار، کتابخانه ها به تشخیص سرپرست کتابخانه می توانند وظایف خدمات امانت خود را در مقطع زمانی مناسب تعطیل کنند تا کار با دقت بیشتری انجام شود.

ماده 7: کتابخانه های تابعه دانشگاه باید زمان مناسبی را برای کار وجین در نظر بگیرند. از نظر زمانی بهتر است وجین منابع به صورت مستمر و سالانه (در فصل تابستان) و همزمان با قفسه خوانی مجموعه انجام شود.

ماده 8: سرپرست کتابخانه های تابعه دانشگاه می باستی مشخصات کتب مفقودی را به کتابخانه مرکزی ارسال کنند.

 

فصل چهارم: کدام منابع جزء منابع وجینی محسوب می شوند:

ماده 9: منابع فرسوده، مستعمل و آلوده ای که ارزش علمی-تاریخی ندارند و نگهداری از آنها موجب اشغال فضا، هزینه های نگهداری و آلودگی سایر منابع خواهد شد.

ماده 10: منابع واجد ارزش علمی یا تاریخی در صورت فرسودگی و آلودگی در محل خاصی در کتابخانه نگهداری و در صورت نیاز مبرم به استفاده از آن، نسخه اسکن شده و یا کپی از آن تهیه خواهد شد.

ماده 11: نسخه های تکراری و فراوان از یک عنوان واحد و یک ویرایش واحد که به تشخیص کتابدار از اهمیت و  استفاده آن کاسته شده است را می توان با نظر کتابدار به یک یا چند نسخه محدود کاهش داد.

ماده 12: منابع درسی که به مرور زمان اعتبار محتوایی خود را از دست داده و کم  ارزش شده اند (مثل کتب قدیمی زبان های برنامه نویسی کامپیوتر....) نگهداری این گونه منابع در حد یک نسخه از هر عنوان به منظور مطالعه و تحقیق در تاریخچه موضوع مربوط به منبع ضروری است.

ماده 13: ویرایش های بسیار قدیمی کتب حوزه علوم پایه و فنی مهندسی که به طور منظم ویرایش جدید آنها منتشر می گردد و در کتابخانه موجود می باشد، نگهداری یک نسخه در کتابخانه ضروری می باشد.

ماده 14: منابعی که بنا بر تشخیص شورای عالی کتابخانه های دانشگاه جهت عرضه به عموم مراجعان نامناسب تشخیص داده شده باشد. این گونه منابع در محل خاصی در کتابخانه مرکزی دانشگاه نگهداری و بنا بر تشخیص رئیس کتابخانه های دانشگاه در اختیار محققین و دانشجویان تحصیلات تکمیلی قرار داده می شود.

ماده 15: منابع و مواد فرسوده و مستعمل که امکان صحافی یا اصلاح ندارند و از اعتبار علمی لازم برخوردار نیستند نیز جزء منابع وجینی محسوب می شوند.

ماده 16: کتبی که از نظر ترجمه، موضوع، محتوا، زمان یا ویرایش قدیمی شده اند و در سه سال گذشته استفاده کننده ای نداشته اند، بنا بر نظر کتابداران می توانند وجین شوند.

 ماده 17: وجین منابع نامطلوب

منابعی که از نظر شرایط سیاسی، اجتماعی یا فرهنگی نامطلوب تشخیص داده شوند بنا به تشخیص کتابداران و یا سرپرست کتابخانه مربوطه می بایست به طور جداگانه فهرستی از آنها تنظیم و به همراه نسخه ای از آن به کتابخانه مرکزی ارسال شود تا ضمن استعلام از شورای فرهنگی دانشگاه نسبت به وجینی بودن منابع مذکور اقدام و تشخیص نهایی به کتابخانه مربوطه اعلام شود تا در صورت تأیید شورای فرهنگی منابع مذکور از مجموعه وجین شوند.

تبصره 1: منابع و موادی با موضوعات ادبی، سیاسی، تاریخی، مذهبی و کلیات شامل تعریف و روند، وجین نمی شوند.

ماده 18: وجین منابع غیر مرتبط با کتابخانه تابعه

منابع و موادی که در هنگام خرید اشتباهاً انتخاب و خریداری شده اند و مورد استفاده رشته های مربوط به کتابخانه نمی باشند می توانند زیر نظر کتابخانه مرکزی با سایر کتابخانه های تابعه دانشگاه مبادله شوند.

ماده 19: وجین نشریات ادواری و مجلات

در مورد نشریات ادواری و مجلات صرفاً مواردی که به صورت تکی و یا اهدایی ارسال شده اند و از نظر محدوده زمانی قدیمی بوده (بیش از 2 سال از انتشار آن گذشته باشد) و در حال حاضر نیز نسخ روزآمد آنها به کتابخانه مربوطه ارسال نمی شوند، می توانند وجین شوند.

تبصره 1: لیست مشخصات کتابشناختی این نوع منابع و مواد می باستی تنظیم و نسخه ای از آن به کتابخانه مرکزی ارسال شود تا در صورت نیاز کتابخانه های تابعه، این منابع و مواد به کتابخانه های مذکور اهدا شود.

 

 فصل پنجم: منابع مستثنی از وجین

ماده 20: منابع چاپ شده قبل از سالهای 1330 هجری شمسی (معادل 1360 هجری قمری یا 1945 میلادی) در هر مجموعه ای، از وجین مستثنی بوده و باید جهت نگهداری آنها کوشش گردد.

تبصره 2: در صورتی که نسخه های مکرر از این منابع در کتابخانه موجود باشد و نیازی به نگهداری همه آنها نباشد، مسئول کتابخانه می تواند نسخه های اضافی را به کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد تحویل دهد.

ماده 21: منابع نفیس و هنری که تصاویر رنگی و کاغذهای اعلاء دارند وجین نخواهند شد.

ماده 22: منابع هسته هر رشته تحصیلی مشمول وجین نمی باشند.

تبصره 1: کتابداران می توانند در صورت نیاز و حسب تشخیص، تعدادی از نسخ، حداقل یک ویرایش قدیمی تر از ویرایش آخر کتاب را نیز در مجموعه خود و در کنار ویرایش های جدید نگهداری کنند.

 

فصل ششم: اعضای کمیته وجین منابع

ماده 23: اعضای کمیته وجین منابع در کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد عبارتند از:

1. رئیس یا معاون کتابخانه مرکزی
2. یک نفر از کتابداران بخش امانت
3. در صورت همکاری از اعضای هیئت علمی یا کارشناسان حوزه تخصصی به عنوان متخصص موضوعی؛ در غیر این صورت از کتابداران آگاه به مجموعه تخصصی مربوطه مشورت گرفته شود.

 

فصل هفتم: مراحل انجام وجین

ماده 24: کتابخانه موظف است بر اساس معیارهای مذکور به شناسایی، انتخاب و جمع آوری منابعی که باید وجین شوند بپردازد.

ماده 25: مسئول کتابخانه لازم است پس از شناسایی منابع وجینی اعضای کمیته وجین کتابخانه را جهت بررسی و تصمیم گیری نهایی در جریان قرار دهد.

ماده 26: لازم است مسئول کتابخانه لیست نهایی منابع وجینی (شامل: عنوان، مولف، سال انتشار و شماره ثبت) را به پیوست صورتجلسه کمیته وجین به همراه کتب وجینی به کتابخانه مرکزی ارسال نماید.

ماده 27: کتابخانه مرکزی موظف است پس از دریافت صورتجلسه منابع وجینی هر کتابخانه، نسبت به حذف شماره ثبت منابع از نرم افزار کتابخانه اقدام نماید.

تبصره 3: در صورت امکان، حذف اطلاعات منبع وجین شده به طور کامل فقط در قسمت جستجوی مدرک انجام شود و در قسمت ورود اطلاعات بدون حذف شماره ثبت، هنگام مشاهده مدرک، جمله "این کتاب وجین شده است" در بالای فهرست برگه ظاهر شود. زیرا از نظر آماری وجود اطلاعات مذکور در نرم افزار مفید خواهد بود.

ماده 28: تصمیم گیری نهایی در خصوص کتابهای وجین شده بر عهده شورای عالی کتابخانه های دانشگاه می باشد.

ماده 29: تعداد منابع وجین شده در هر نوبت باید متناسب با تعداد کل منابع موجود در کتابخانه باشد.

ماده 30: تهیه لیستی از منابع و مواد وجینی

تمامی کتابخانه ها موظفند لیست مشخصات کتابشناختی تمامی منابع و مواد وجینی خود را تنظیم کنند و پس از تأیید کتابخانه مرکزی و معاونت پژوهشی دانشکده یا معاونت آموزشی مرکز پزشکی، آموزشی و درمانی، منابع و مواد مذکور را از دفتر ثبت و نرم افزار جامع کتابخانه حذف و مجوز نهایی وجین صادر شود و طبق سیاست های اداری و مالی هر واحد نسبت به فروش، اهدا، امحاء و ... اقدام لازم صورت پذیرد.